Содержание:
1. Что такое инвентаризация и зачем ее делать?
2. Когда проводится и какой порядок проведения инвентаризации?
3. Частые ошибки при проведении инвентаризации.
4. Инструменты для проведения инвентаризации и как правильно ее проводить.

Что такое инвентаризация и зачем ее делать?

Инвентаризация — это инструмент для сверки фактического наличия активов с информацией об этих активах в бухгалтерском учете.

Чаще всего на предприятиях бухгалтерский иуправленческий учет ведутся раздельно, из-за отсутствия соответствующих процессов и программного обеспечения.

Разница между фактическими остатками и бухгалтерским учетом может возникать по следующим причинам:

— хищения, отсутствие или некомпетентный учет движения ТМЦ

— задержки при оприходовании и внесении информации о перемещениях ТМЦ/ОС, например когда ТМЦ уже в работе, а его еще не оприходовали. Либо составление актов списания раз в месяц

— ошибки при ведении бухгалтерского учета, как результат — пересортица, то есть одно ТМЦ внесено в бухгалтерский учет под разными названиями

Проведение инвентаризации регламентируется законодательством почти во всех странах бывшего СССР, собственно эти законы с тех времен и перекочевали в существующее законодательство. Обычно предприятия проводят его раз в год и так как это довольно длительный и трудоемкий процесс, то проводят его достаточно формально

Инвентаризации бывают сплошные и выборочные (локальные).
Сплошная инвентаризация подразумевает проверку всего, что есть на предприятии. Обычно проводится раз в пол года или год.

Выборочная или локальная, проводится на выбранном участке или по МОЛу (материально ответственное лицо), например при его смене или при уличении его в кражах ТМЦ. Она может и должна проводиться часто.

Тем не менее, предприятиям следует проводить инвентаризацию в следующих случаях:

— предприятие меняет форму собственности либо ликвидируется
— меняется материально-ответственное лицо, закрепленное за товарно-материальными ценностями или основными средствами
— при обнаружении фактов хищений, кражи ТМЦ
— после каких либо катаклизмов
— при любых обстоятельствах раз в год, перед составлением бухгалтерской годовой отчетности.

Инвентаризация — это единственный инструмент для руководителя или владельца бизнеса, понять что реально есть, а чего нет, и ее лучше проводить как можно чаще.

Для этого процесс инвентаризации не должен останавливать работу предприятия, и должен быть легким и быстрым. Об этом чуть позже.

Этапы проведения инвентаризации:

— издается указ о проведении инвентаризации
— назначаются члены инвентаризационной комиссии
— печатаются актуальные остатки из системы учета
— комиссия вместе с материально ответственными лицами производит сверку и отображает результаты в напечатанных ведомостях
— бухгалтер, используя эти ведомости, вручную сводит остатки в бух учете

Проведение инвентаризации

Частые ошибки и недочеты при проведении инвентаризации

Если следовать вышеописанной схеме проведения инвентаризации, то ряд фактов, могут свести весь эффект на нет:

— сплошная инвентаризация может занять много времени. В это время, зачастую останавливается работа предприятия, со склада перестают выдаваться ТМЦ.
— при сплошной инвентаризации печатаются объемные списки с ТМЦ, в которых комиссия ставить плюсик или галочки о наличии либо отсутствии ТМЦ/ОС. Этот процесс очень трудозатратный и длительный.
— зачастую при таком процессе, инвентаризация сводится к визуальному осмотру, где физически ничего не проверяется. А где вот это оборудование? А вон на 4й полке? Будем доставать? Давайте в другой раз.
— бухгалтер тратит много времени, чтобы по этим ведомостям свести остатки. Высокий риск ошибок, не там галочку поставили, почерк плохой и так далее.

Такие процессы приводят к тому, что процесс инвентаризации становиться неэффективным, настолько трудозатратным, что его проводят как можно реже. 

Инструменты для проведения инвентаризации и как правильно ее нужно проводить

Чтобы инвентаризация стала эффективным инструментом, нужно чтобы она была простой и удобной для сотрудников, занимала не много времени у МОЛов и бухгалтера. Для этого нужен соответствующий инструмент.

Представьте, что для проведения инвентаризации, нужно всего лишь создать соответствующие документы в бухгалтерской учетной системе. Комиссия с МОЛом идет по предприятию и сканирует QR коды, все подряд. В результате формируется ведомость, которая автоматически попадает в учетную систему, с помощью которой бухгалтер сводит остатки.

В результате:
— ничего не нужно распечатывать и отмечать в ведомостях;
— упрощается процесс, не нужно искать ТМЦ в ведомости на складе, производстве, просто сканируешь все подряд;
— исключен момент, когда не достается ТМЦ/ОС с 3-4й полки, сканируется абсолютно все;
— сам процесс инвентаризации занимают гораздо меньше времени;
— бухгалтер гораздо быстрее сводит остатки.

Имея такой инструмент, руководитель может организовать частую как выборочную, так и сплошную инвентаризацию, тем самым обеспечив необходимый контроль и свое спокойствие.

Один из инструментов, который позволяет это сделать — это EqMan. С помощью EqMan можно как промаркировать ТМЦ, так и настроить учет и инвентаризацию товарно-материальных ценностей, он имеет полноценную интеграцию с 1С, удобное и понятное мобильное приложение и функциональную систему отчетности и аналитики для руководителей и владельцев бизнеса.

Предыдущий пост Следующий пост