Содержание:

1. Разновидности учета на предприятии
2. Как ведут учет в компаниях и как следует вести учет ТМЦ
3. Процесс + программное обеспечение + контроль
4. С какими сложностями вы столкнетесь при настройке учета

Разновидности учета на предприятии

В подавляющем большинстве случаев на предприятии ведется бухгалтерский учет, так как это регламентируется законодательством большинства стран СНГ.

Если мы говорим за большие компании, корпорации, то они чаще всего используется ERP системы, в которых ведется не только бухгалтерский учет, но и управленческий, финансовый, статистический, оперативный, налоговый и так далее. Подобные компании имеют необходимость и ресурсы контролировать все свои активы и процессы, так как имеют большое кол-во сотрудников и предприятий.

Если говорить про малый и средний бизнес, то чаще всего ведется бухгалтерский и управленческий учет, последний объединяет в себе и оперативный и статистический и другие.

Как ведут учет в компаниях и как следует вести учет ТМЦ

В 99 процентах случаев, бухгалтерский учет ведется в 1С, а управленческий учет, в частности учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей), в Excel или на бумаге. Имеется ввиду, контроль поступления ТМЦ на склад, выдачу и прием, списание, одним словом складской учет ТМЦ. 

Давайте рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые мы наблюдаем на предприятиях:

— когда на предприятие поступает новая ТМЦ, то она чаще всего приходуется со значительной задержкой. Почему? Есть множество причин, почему так происходит. Например предприятие работает “в огне”, что-то сломалось, стоит линия, нужна срочно запчасть. В этом случае эта ТМЦ даже не попадает на склад, она сразу идет в цех. 

— другой случай, когда у кладовщика нет компьютера или соответствующего инструмента под рукой, и он вынужден относить накладные бухгалтеру, чтобы тот поставил на приход. Обычно это делается раз в неделю или месяц. Соответственно предприятие в течении определенного времени не знает про актуальные остатки на складе.

— то же самое происходит с выдачей/приемкой товарно-материальных ценностей и списанием. В идеале, кладовщик или МОЛ, должен делать перемещение сразу, после выдачи ТМЦ. На практике, перемещения записываются в журнал и вносятся в учетную систему с задержкой, самим кладовщиком или бухгалтером. 

— инвентаризация. Обычно бухгалтер распечатывает длинный список с ТМЦ, которые должны быть на предприятии, создается комиссия, которая на протяжении нескольких дней, ходит и ставит галочки напротив тех ТМЦ, которые удалось идентифицировать и соотнести с ТМЦ в списке. Потом этот список попадает к бухгалтеру, который на протяжении нескольких дней/недель, вносит его в учетную систему и редактирует остатки. Этот процесс очень трудоемкий и предприятия редко идут на то, чтобы делать как можно чаще. 

Все это приводит к тому, что бухучет живет своей жизнью, управленческий — своей. Про организацию правильного складского учета материальных ценностей мы поговорим в следующих статьях, в принципе управленческий и бухгалтерский учеты могут и должны быть синхронизированы. 

Один из инструментов для этого  — eqman.co

3. Процесс + программное обеспечение + контроль = результат

Представьте теперь, если кладовщику не нужно будет переживать за перемещение и списание ТМЦ в учетной системе, они будут проводиться автоматически, используя мобильное приложение, а проведение инвентаризации сведется к сканированию QR кодов или NFC меток с помощью мобильного телефона. Это очень сильно разгрузит как кладовщика, так и бухгалтера. С подробностями, вы сможете ознакомиться в следующих статьях.

Для учета товарно-материальных ценностей недостаточно только соответствующего программного обеспечения. Нужны еще соответствующие процессы — простые, понятные и прописанные в должностных инструкциях. Хорошо если они идут в одну ногу с ПО, тогда ничего не нужно менять. Процессам правильной складской логистики, мы уделим отдельное внимание чуть позже, но заранее скажу, что в EqMan они зашиты в само ПО, и не правильно у сотрудника сделать не получиться.

Третье,  и без чего ничего работать не будет, — это контроль. Контроль со стороны руководства и владельца бизнеса. Если не будет регулярной отчетности по использованию ПО и движению материальных ценностей, проверки и настройки бизнес процессов, то ничего не получиться.

4. С какими сложностями вы столкнетесь при настройке учета ТМЦ

Если вы все таки решили наладить учет и анализ движения товарно-материальных ценностей у себя на предприятии, то вы можете столкнуться с определенными сложностями. Чаще всего, они носят человеческий характер:

1. Человеческая лень. Сотрудникам будет лень использовать что-то еще, поверх исполняемых обязанностей. На наш взгляд, чтобы ПО и процессы работали, нужно чтобы они облегчали им жизнь. Тогда это быстро войдет в привычку и они будут только рады использовать что-то новое.

2. Уменьшения риска хищений. Если у вас на предприятии есть хищения, потери, то при использования подобного ПО, вы встретите сопротивление со стороны сотрудников, так как учет наличия и движения материалов усложнит их жизнь в этом плане. Тут нужно упорство и контроль, со временем такие сотрудники поймут что по другому не будет и рано или поздно будут выполнять новые обязанности.

3. Дополнительные расходы. Есть вероятность, что сотрудники не захотят использовать свои личные телефоны для работы с мобильным приложением. Нужно будет либо их мотивировать использовать личные телефоны, либо закупить новые телефоны для ключевых материально ответственных лиц, таких как кладовщика, бригадиров, мастеров и так далее. Также придется закупать либо печатать самим маркировочные материалы, такие как пломбы, наклейки, таблички, NFC метки и так далее.

Но все эти сложности нивелируются на фоне того, что вы можете получить в результате, а именно:

— полную информацию о жизненном цикле каждой ТМЦ/инструмента/оборудования

— кто и за что ответственный, где что находится

— частые и быстрые инвентаризации

— минимизация риска хищений ТМЦ и простоев инструмента и оборудования

Следующий пост