Имущество фирмы, ее запасы, материалы и сырье, готовая продукция, техника, инструменты и оборудование должны находиться под контролем. Для этого необходимо периодическое проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей. Это сверка фактического наличия с документарным. Кроме непосредственно ревизии активов в процессе проводится упорядочивание имущества – все должно находиться на своих местах, это гарантия четкой работы подразделений и своевременного выполнения обязательств перед контрагентами.
Есть особые условия, правила и требования к этому мероприятию. Некоторые условия устанавливаются собственником компании – периодичность, объемы проверки, участники комиссии. Есть законодательные требования и регламент. Рассмотрим вопрос подробно.
Цель инвентаризации товарно-материальных ценностей
Глобально инвентаризация товарно-материальных ценностей в организации преследует цель фактической сверки, исходя из которой возникает следующая задача – выявление расхождений и их фиксация. Что еще относят к главным задачам:
— определение состояния активов с точки зрения их оценочной стоимости;
— определение необходимости списания или переоценки имущества;
— проверка соблюдения условий хранения и эксплуатации;
— выявление просроченной задолженности.
Задачи могут меняться в зависимости от причин и объекта проверки. Ревизия допустима не только относительно собственности фирмы и на собственных площадях, но также при принятии ценностей в пользование и аренду, при принятии для переработки и в других случаях. Везде, где есть материальная ответственность и объекты для подсчета, имеет место сверка.
Порядок проведения инвентаризации ТМЦ
Принят определенный регламент, по которому происходит инвентаризация ТМЦ – порядок проведения закреплен законодательно. Есть ряд нюансов, которые добавляются собственником в зависимости от ситуации, но основная процедура проходит исключительно в одном порядке:
— обозначение причины ревизии – если нет форс-мажора или конкретного предписания, то сверка обозначается как плановая;
— формирование приказа с указанием членов комиссии;
— указание сроков проведения – если временной диапазон не соблюден, назначается повторная проверка;
— непосредственно сверка с участием указанных членов комиссии;
— подведение итогов и составление отчетности;
— принятие управленческих решений на основе полученных сведений.
Очевидно, что при больших количествах активов и разнообразии наименований сверка занимает много времени, требует внимательности и концентрации. В этих условиях случаются ошибки. Исправления в записи вносятся исключительно при согласовании вопроса – каждый член комиссии должен дать разрешение на внесение исправлений, даже минимальных.
Чтобы упростить задачу, ускорить ее и избежать помарок и неточностей, мы рекомендуем установить специализированную программу EqMan.
Когда проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей
Как уже упоминалось выше, первым делом обозначается причина проведения инвентаризации ТМЦ. Руководитель компании может сам определять как периодичность, так и повод для этого мероприятия. Есть внутренние и внешние факторы, влияющие на необходимость сверки, плановые и внеплановые. Вот распространенные и обязательные причины:
— передача имущества – закупка нового оборудования, получение в собственность любых активов, аренда или возврат техники, сверка количества и соответствия;
— появление, смена или уход материально-ответственного лица – проверка делается как при увольнении сотрудников, так и при назначении новых, эти события обычно совпадают по времени;
— смена формы собственности, реорганизация, реструктуризация, ликвидация фирмы, в том числе при банкротстве;
— переход права собственности;
— ЧП и форс-мажоры, при которых имущество могло пострадать или потерять свои свойства – от актов вандализма до поломок систем отопления и стихийных бедствий;
— перед составлением годовой отчетности;
— при выявлении или подозрении актов хищения или порчи имущества.
Излишки и недостача при инвентаризации товарно-материальных ценностей
После проведения сверки инвентаризация ТМЦ на складе завершается составлением отчетов и выявлением несоответствий. При обнаружении расхождений факта с документарными данными оформляются соответствующие акты. Недостачи, излишки и пересортицу учитывают в бухгалтерских документах. Излишки оформляют как приход.
Недостача подлежит списанию, если входит в пределы нормы допустимых размеров. Они определяются в зависимости от типа активов и рассчитываются по отраслевым нормативам. Для разного рода товаров и материалов есть усредненные показатели природного износа, порчи, в также процент допустимых потерь при транспортировке, приемке и прочих манипуляциях. Если недостача превышает эти показатели, то принимают решение о списании, штрафе или уголовной ответственности ответственных лиц.
Пересортица — это недостача по одному наименованию, но излишек по другому, в то время как общее количество остается прежним. В этом случае проводят сверку по цене, в зависимости от результатов и оформляется разница: в приход или расход. Даже при положительном результате пересортица не подходит под определение нормы – это угроза налаженной работе компании, своевременному выполнению обязательств перед контрагентами. При обнаружении пересортицы кладовщик должен нести ответственность и впредь сводить к минимуму подобные ситуации.
Как избежать недостач и пересортиц – повысить точность учета. Это достигается благодаря внедрению приложения для автоматизации EqMan.
Преимущества программы для инвентаризации ТМЦ
С программой EqMan инвентаризация оборудования, материалов, товаров и других активов будет проходить в три раза быстрее, чем без него. Специальное приложение является простым и логичным инструментом для оптимизации.
Начать стоит с того, что изначально приемка и постановка на учет ценностей происходит более точно и быстро – каждая единица сканируется, автоматически вносятся исчерпывающие сведения об активе в программу. В EqMan можно создавать списки локаций и сотрудников – Вы сразу отмечаете, где и у кого находится тот или иной объект. Оперативное считывание данных снижает ошибки при приеме, минимизирует потери, пересортицу. В итоге уже на этом этапе получается создать порядок в документах и на стеллажах.
Когда происходит инвентаризация оборудования на предприятии или других товарно-материальных ценностей, EqMan приносит много пользы – легко обнаружить все активы благодаря записям перемещений, нет нужды писать много типовых отчетов и списков вручную. Вы быстро считываете коды с имущества, вся информация вносится автоматически. После окончания сверки все так же без участия человека формируются акты и отчеты. Меньше ошибок и отсутствие исправлений, невозможность проведения несанкционированных списаний, только прозрачность, четкость и полнота информации.
Каждой компании выгодно внедрение такого приложения. Тарифы зависят от количества пользователей и ТМЦ, поэтому небольшие фирмы могут позволить себе программу, а крупные организации получают не только базовые возможности, но и расширенный функционал. Также предлагается бесплатный пробный период – скачивайте EqMan и убедитесь сами в его преимуществах!
