Главная цель, которую преследует инвентаризация склада это нахождение разницы между фактическим наличием активов и информацией, отображенной в документах предприятия. В этом материале рассмотрим, как проводится это мероприятие, что происходит после завершения подсчетов, и как оптимизировать процесс.
Забегая вперед, сразу стоит сказать, что поиск расхождений и сверка – занятие затратное, учитывая рабочее время сотрудников и их занятость. Кроме того, если происходит переучет в магазине, то его проводят либо в нерабочее время (и доплачивать за это сотрудникам), либо приходится терять выручку из-за временного закрытия. Поэтому лучшим выходом в каждом случае будет решение, позволяющее ускорить процесс и повысить точность. И это специальное приложение EqMan – способ автоматизировать не только сверку, но и остальные операции, связанные с учетом. Прямо сейчас приложение можно скачать бесплатно!
Что это такое инвентаризация?
Инвентаризация — это обязательное мероприятие для компаний любых масштабов и направлений. Распространено ошибочное мнение, что эта процедура нужна только магазинам и производственным компаниям, а остальным можно обойтись без фактической проверки и обойтись проверкой только на бумаге. Но это не так. Даже если фирма занимается созданием виртуальных продуктов и не производит и не перепродает физические товары, то ей придется сверять количество оборудования, оргтехники, мебели, расходных материалов, прочего имущества.
Во время ревизии выявляют излишки, недостача, пересортица, находят утерянные ранее ТМЦ, обнаруживают товары с истекающим сроком годности или техника, которую пора сдавать на плановый ремонт и наладку. Также в процессе получится выявить факты хищения, порчи имущества, ошибок из-за халатности.
Проверка дает шанс выявить пути снижения затрат, упорядочить хранение ценностей, откорректировать учет и на основе полученных сведений принять управленческие решения.
Подсчет может касаться любых товарно-материальных ценностей и активов – от сырьевых заготовок до канцелярии. Существуют различные виды инвентаризации, которые классифицируются по таким критериям:
1. В зависимости от событий:
— плановая – планируется заблаговременно, создается график и приказ, периодичность назначается руководителем. О мероприятии участники знают заранее и получают шанс подготовиться;
— внеплановая – может быть назначена контролирующим органом или самим собственником, чтобы узнать фактическое положение вещей без подготовки. Также такая проверка назначается при форс-мажорах (стихийные бедствия, вандализм, проникновение злоумышленников, техногенные аварии и т.п. незапланированные события, которые могли повлиять на состояние ТМЦ);
— повторная – если в процессе первой проверки возникли сомнения в правильности результатов, был нарушен протокол, обнаружена ошибка или ответственные лица дискредитировали себя, мероприятие проводится заново с изданием соответствующего приказа.
2. По объему:
— полная – зачастую проводится ежегодно для создания отчетов, подразумевает пересчет абсолютно всех активов предприятия, которые приняты в распоряжение;
— частичная – происходит в рамках одного подразделения или касательно определенной группы товаров.
Для чего проводится инвентаризация
Мы уже упоминали, что главная цель проведения инвентаризации — это сравнение фактического и документального наличия. Но также присутствуют и другие цели:
— нахождение неучтенного имущества, проверка состояния;
— сопоставление реальных величин с базами данных для выполнения обязательств перед контрагентами в полной мере и своевременно;
— приведение баланса в норму для нормализации и правильного ведения дальнейшей деятельности;
— контроль полноты учета и его удобства – принятие решений о возможных изменениях и улучшениях для получения точных сведений;
— контроль способа хранения и соблюдения предписаний;
— получение информации для дальнейшего принятия решений о закупках, списании, смены состава основных средств и т.д.
Знание ситуации позволяет контролировать происходящее на фирме, понимать проблемы и перспективы, грамотно планировать дальнейшие действия.
Сроки проведения инвентаризации
Законодательно обязательные сроки не установлены, единственный обязательный случай – перед годовой отчетностью. В остальном собственник решает самостоятельно вопрос периодичности, что зависит обычно от специфики работы и количества имущества. Плановые ревизии фиксируют в документации фирмы с указанием следующих подробностей:
-количество ревизий в течение рабочего года;
— время переучета в зависимости от графика работы;
— какое именно имущество подлежит сверке (перечень категорий);
— участники комиссии;
— условия, при которых осуществляются внеплановые проверки.
Внеплановые по своей природе не оговариваются заранее, они отображаются в документах приказом о назначении даты и комиссии.
Есть ситуации, которые не зависят от сроков, но по закону при их наступлении проведение инвентаризации обязательно:
— передача активов – продажа, аренда;
— смена материально-ответственных лиц;
— при установлении факта кражи (порчи) или подозрении;
— при форс-мажорах и чрезвычайных ситуациях;
— при смене формы собственности, ликвидации, реорганизации фирмы.
Обычно в магазинах полный переучет проходит раз в месяц, частичный (на кассе) – от раза в сутки до раза в неделю, чаще при передаче смены. Это позволяет своевременно выявить недобросовестную работу сотрудников (намеренные и случайные действия, которые привели к недостаче), обнаружить неликвиды. На производстве переучет проходит перед запуском нового производственного цикла или в других оправданных спецификой деятельности ситуациях.
Порядок проведения инвентаризации
Действия комиссии заключаются в пересчете и оценке ТМЦ, заполнении соответствующих документов, оформлении актов и передаче их в бухгалтерию. После этого формируется отчетность и учетная ведомость с общими итогами. Руководство утверждает результаты и на их основе принимает дальнейшие решения – вносятся изменения в учет, решается вопрос взысканий при обнаружении недостач. Если говорить подробнее, то выделим этапы проведения инвентаризации:
1. Подготовка – руководитель издает приказ, в нем назначает участников комиссии, даты и условия ревизии, группы активов, которые будут проверяться.
2. Подсчет – перед началом мероприятия распечатывается опись, куда члены комиссии согласовано вносят фактическое наличие имущества. Внесение происходит с согласия каждого участника без исключений, недопустимы исправления – в этой ситуации можно внести правки, опять же, при получении согласия каждого члена комиссии.
3. Сверка – в сличительной ведомости отображаются результаты, полученные при фактическом подсчете и соотносятся с информацией в базе. Сразу отмечаются расхождения, если есть документы, которые поясняют разницу, то они прикладываются к ведомости. Эту задачу выполняет бухгалтер или сам собственник, если бухгалтера в штате нет.
4. Подведение итогов – базу нужно привести в соответствие с фактом, откорректировать всю информацию на основе полученных сведений. Также руководитель решает, как оформить расхождения, если они есть. Создается ведомость учета результатов.
Результаты инвентаризации
Последний этап это оформление инвентаризации. Обычно он сопровождается указом о взыскании ущерба с виновных в недостаче. Здесь возможны вычеты из премий и зарплат, увольнение, а также написание заявления в полицию для дальнейшего расследования. Есть нормативно допустимые величины недостачи, если они не превышены, то происходит обычное списание без санкций.
В это время бухгалтерия фиксирует все итоговые сведения, готовит отчеты по каждому типу активов, разносит приходы и расходы. После формирования документов их подписывает руководитель и члены комиссии, учет проведения инвентаризации считается завершенным мероприятием в документальном плане.
Недостачи и излишки записываются как расход или приход. Что делать, если обнаружена пересортица, когда общее количество ТМЦ совпадает, но по одному типу есть недостача в размере излишка по другому типу. В этой ситуации проводится сравнение цен, которое позволит увидеть убыток или прибыль – тогда данные легко отнести к нужной категории. Но даже если по факту от пересортицы компания получила доход, это не является хорошим результатам. Тогда кладовщик, продавец или другое материально-ответственное лицо обязано нести ответственность.
Как сделать все быстро и правильно
Делать сверку вручную может позволить себе только очень маленькое предприятие с ограниченным перечнем товарно-материальных ценностей. И даже в этом случае это неудобно, так как отвлекает и без того немногочисленных сотрудников от основной деятельности.
Мы предлагаем установить программу EqMan для автоматизации всех операций. С ее помощью все данные об имуществе вносятся безошибочно и мгновенно – требуется считать метку на ТМЦ сканером и информация отобразится в системе. Для этого не нужно особое оборудование, все работает со смартфонов. Благодаря приложению мероприятие проходит в среднем на 65% быстрее, а процесс приемки и выдачи ТМЦ – на 30%. Выгода для торговых и производственных предприятий – меньше времени на переучет, а значит, меньше простой, который приводит к потере прибыли.
С платформой для учета все записи будут точными, исключаются ошибки персонала, распространенные при ручном вводе. Опись, лист расхождений и отчеты формируются автоматически – доступны разные виды статистики, с этим справляются даже рядовые сотрудники. Все материалы доступны для скачивания и распечатки, а доступ к ним настраивается – руководитель получает сведения в своем виртуальном кабинете с любого устройства, в том числе удаленно, настраивает доступ для других управленцев.
Преимущество приложения также заключается в экономии на рабочем времени персонала и отсутствии необходимости привлекать к работе дополнительных специалистов. Ревизию проводят даже люди без бухгалтерского образования, никаких специальных знаний не требуется. В перспективе это позволяет сократить штат, особенно в тех случаях, когда для учета нанимаются отдельные сотрудники.
Двойное подтверждение списания в EqMan снижает вероятность хищений и махинаций, а также случайные ошибки в записях. Поэтому и сверка проходит проще – изначально расхождений будет гораздо меньше, чем без использования программы.
Попробуйте EqMan бесплатно – доступен пробный период с основными функциями. Внедрение займет один день. Скачивайте приложение и начинайте работу. А если все подходит, можно остаться на бесплатной версии с ограниченным функционалом или выбрать один из тарифов в зависимости от количества ТМЦ и пользователей.
