Как вести учет компьютеров, мебели, оргтехники в офисе? Чем маркировать и как отслеживать перемещение ТМЦ между сотрудниками?
Зачем вести учет оргтехники и мебели в офисе, в IT компании?
Из наших наблюдений, когда в офисе работает от 25-30 человек и более, количество ТМЦ — 150+. Это и компьютеры, и мониторы, столы, стулья, принтеры/сканеры, тестовые девайсы, кухонная техника, кондиционеры и так далее
Если предприятие оформлено как ООО, то все эти ТМЦ должны быть заведены на баланс, они должны по законодательству амортизироваться и должны быть проинветаризированы раз в год.
К ФОП, требования законодательства не относятся, но владельцу бизнеса или руководителю все равно интересно, чем владеет компания, все ли есть для выхода нового сотрудника, где именно находится то или иное устройство и кто за что ответственный. Особенно эти вопросы актуальны, если у компании несколько офисов, или ТМЦ (товарно-материальные ценности) распределены по проектам и финансируются раздельно.
В современных условиях, когда нагрянул карантин и нужно срочно организовать удаленную работу сотрудников, передать им соответствующие компьютеры и другую технику, учет ТМЦ выходит на передний план.
Как понять какую технику, какой сотрудник забрал домой?
Как понять что должен сотрудник вернуть в компанию, когда он переводится в другой отдел или увольняется?
Как быстро и эффективно провести инвентаризацию в компании, в которой работает 30+ человек? А если 100+?
На все эти вопросы мы дадим ответы в этой статье.
Как построить процесс учета ТМЦ?
Обычно, в подобных компаниях, за ТМЦ ответственный либо офис менеджер, сис админ, либо завхоз. Тут важно настроить правильный учет, чтобы можно было оперативно получать информацию о ТМЦ.
Разберем реальный бизнес-процесс с применения EqMan в IT компании либо офисе, в котором работают ваши сотрудники.
Во-первых, все текущие ТМЦ должны быть промаркированы. Мы предлагаем использовать специальные наклейками с QR кодами. Они стойкие к стиранию и эстетично выглядят. Бывают полимерные, со специальной защитной пленкой, в виде металлических табличек и так далее. Тему маркировок мы разберем отдельно.
Для мебели, оргтехники и стационарных компьютеров подойдут обычные «белые» наклейки, напечатанные на термотрансферном принтере. Для ноутбуков и тестовых девайсов, зарядок лучше использовать стойкие, полимерные или «черные».
После маркировки, ответственный за ТМЦ сотрудник может распределить ответственных за ТМЦ. Это очень удобно делать с помощью мобильного приложения, считывая QR код, благо смартфоны сейчас в моде.
Все перемещения и распределения должны автоматически заноситься и сохраняться в базу данных, чтобы можно было в будущем посмотреть жизненный цикл каждой ТМЦ.
В веб приложении, должны отображаться все ТМЦ, кто за них ответственный, где они находятся. Также хорошо бы видеть всю аналитику по ТМЦ в дашбордах, чтобы руководитель мог анализировать информацию о ТМЦ визуально.
Когда какая-то ТМЦ сломалась, например компьютер, то должна быть возможность отправить ее в сервис, а в программе отметить в какой сервис и по какой причине. Если ТМЦ пришла в негодность и эксплуатировать ее уже невозможно, нужна функция списания и удаления из программы.
Когда сотруднику нужно передать например ноутбук другому сотруднику, ему нужно всего лишь навести камеру на QR код и выбрать кому он передает его. Принимающему, нужно зайти в мобильное приложение, навести свой телефон на QR код и подтвердить передачу. Таким способом, вы в любой момент узнаете, кто ответственный за любое ТМЦ посмотрев соответствующую информацию в веб приложении или просто наведя свой телефон на QR код.
Инвентаризация, с использованием EqMan, происходит очень быстро и комфортно для того, кто ее проводит. Она сводится к сканированию кодов на всем, что есть в компании. Автоматически формируется отчет по инвентаризации, можно посмотреть чего не хватает и понять как работать дальше по недостачам. Все ТМЦ в отчете имеют статусы — Соответствие, Недостача и Излишек. Отдельно про инвентаризацию — тут.
Если в компании используется 1С в качестве бухучета, то в EqMan есть интеграция, которая позволяет автоматически загружать данные и синхронизировать операции.
В результате:
— все ТМЦ у вас в компании промаркированы
— вы достоверно знаете что есть у вас в компании и кто за что ответственный
— у вас есть инструмент для частой и быстрой инвентаризации
— не нужно вести длинные Excel документы по ТМЦ. Вся информация о них попадает в систему автоматически, при использовании мобильного приложения.
