Опытному руководителю не нужно объяснять, что такое склад и насколько важен порядок там. Но далеко не очевидно, как организовать склад с нуля и сделать это грамотно, без потерь и так, чтобы работать было просто и удобно. Чаще приходится сталкиваться уже с существующей ситуацией и исправлять ошибки. Но если есть шанс сразу сделать хорошо – воспользуйтесь им. В этом материале рассмотрим частые ошибки и тонкости этого дела.
Мы даем конкретные инструкции. Некоторые из них покажутся очевидными управленцу со стажем, но даже в простых задачах допускаются непростительные промахи, которые стоят фирме немалых потерь. Хорошо, если для Вас это уже пройденный этап. Но такое подробное разъяснение поможет новичкам в этом деле и покажет новые пути тем, кто привык делать “по-старинке”.
Порядок на складе
Чтобы понять, как организовать работу склада, придерживайтесь четкого плана по таким пунктам:
— создайте зонирование с достаточным пространством – к стеллажам должен быть свободный доступ как для загрузки/выгрузки ТМЦ, так и для обходов и уборки;
— сделайте дополнительные места хранения, на 100% используйте полезную площадь и вертикали – добавьте выдвижные ячейки, контейнеры, стеллажи, антресоли;
— позаботьтесь о ярком освещении, стоит добавить к основной иллюминации светодиодные ленты на стеллажах. А для сокращения энергозатрат установите включение света по датчикам движения;
— выделяйте функциональные зоны – обозначьте участки с однотипными товарами разными оттенками, используйте светлые тона для лучшей видимости, выделите травмоопасные места яркими штрихами. Сделайте разметку на полу для упрощения движения техники;
— следите за порядком и исправностью коммуникаций – своевременная уборка, избавление от грызунов и насекомых, а также проверка вентиляции, канализации и кондиционирования поможет избежать порчи имущества;
— помните о репутации – помещение должно выглядеть презентабельно и соответствовать нормам не только по правилам, но и для создания правильного впечатления среди контрагентов.
Складская техника
Грамотная организация склада и его безотказная работа невозможна без использования погрузочно-разгрузочной техники. Подбирайте правильное ее количество и типы, чтобы обеспечить бесперебойную работу, но и не заставлять технику простаивать, ведь она стоит немало, а это уже лишние затраты.
Все единицы техники закрепляются за ответственными людьми, так Вы продлите ее срок службы и сохранность.
Обязательно следите за своевременным и правильным обслуживанием машин – создайте техотдел с инвентарем, комплектующими и смазочными материалами. Следите за гарантийным сроком, состоянием, своевременно ремонтируйте или меняйте погрузчики. Совет: закупайте оборудование одного производителя, тогда детали старых машин получится использовать в качестве запчастей для новых.
Перед допуском к работе сотрудник должен пройти специальное обучение. Это обеспечит и безопасность для работников, и сохранность самой техники и продукции.
Правильно выбирайте вид техники, подбирайте покрытие колес в зависимости от материала, из которого сделан пол. Для гладких полов лучше подходят полиуретановые колеса, для грубых – нейлоновые или резиновые.
Снижение себестоимости, оптимальное бюджетирование
Затраты на рабочие операции, обработку грузооборота и содержание помещений входят в себестоимость конечного продукта. Поэтому нужно понимать, как организовать работу склада на производстве так, чтобы при налаженном четком функционировании требовалось как можно меньше затрат.
Учитывайте трудозатраты и отслеживайте себестоимость каждой операции – это путь к оптимизации. Если действие не оправдывает себя с финансовой точки зрения, то его нужно улучшить или исключить.
Работайте с персоналом. Проводите обучение и спецподготовку. Мотивируйте сотрудников – чем меньше затраты на операцию, тем больше бонусов.
Если Вам интересно, как организовать работу склада готовой продукции в современных условиях, то стоит задуматься о внедрении специальной программы – EqMan. Автоматизация процессов поможет снизить затраты на них, ускорить работу и дает еще много преимуществ.
Сохранность материальных ценностей
Назначение материально-ответственных лиц обязательно. Они отвечают за сохранность и целостность ТМЦ.
Облегчите задачу сотрудникам – при слишком большой нагрузке ошибки неизбежны. Сделайте так, чтобы персонал выполнял работу тщательно. Для этого правильно подбирайте количество и состав работников, а также создавайте условия. Только при грамотном управлении можно требовать соблюдения норм и регламентов, а также добиться налаженной работы.
Оптимизируйте процессы при помощи приложения EqMan. Оно автоматизирует большинство операций, помогает достичь быстрой приемки/отпуска товаров, точно отмечать каждую единицу и сократить время на привычные задачи в разы. Эта программа сводит к минимуму кражи, потому что отмечается каждая единица ТМЦ и ответственный за нее. Ничего не теряется и не списывается “случайно”. Особенно это необходимо на зонах отгрузки. Дополнительно стоит установить охранную систему, чтобы исключить хищения извне. Но если Вы знаете, как настроить работу склада, то понимаете, что основная доля краж на фирмах приходится на сотрудников, особенно когда речь о крупных предприятиях с большим ассортиментом.
Инвентаризация
Программа EqMan также сильно облегчает и ускоряет инвентаризацию – в среднем она будет проходить на 60% быстрее. Это не просто совет, как организовать склад, а готовый инструмент для комплексного решения задач хранения. Что дает приложение:
— минимизация несоответствия между документальными и фактическими данными;
— повышение уровня сервиса за счет ускорения обработки запросов;
— знание места расположения каждого наименования;
— быстрое считывание информации, позволяющее избежать ручных записей;
— снижение ошибок из-за человеческого фактора.
Процедуру инвентаризации важно регламентировать. Заранее устанавливайте даты, цели и состав комиссии. Периодически устраивайте полную инвентаризацию на всем предприятии. Также допустимы внеочередные проверки, чтобы понимать реальное положение дел.
Разгрузка и приёмка
Чтобы понять, как правильно организовать работу склада, в первую очередь нужно вникнуть в процессы разгрузки и приемки. Следите за работой. Отметьте алгоритм действий персонала и организуйте работу максимально удобно, чтобы минимизировать телодвижения, ускорить процесс, обезопасить сотрудников от травм и снизить риски порчи ТМЦ.
Учитывается специфика помещения и товаров, объемы и необходимые манипуляции. Разгрузка при правильной организации склада проходит одновременно с регистрацией и контролем количества. Делать это рекомендуется при помощи сканирования товаров. Этикетки должны четко считываться, чтобы избежать пересортиц и добиться точного соответствия факта и документации. При недостачах, браке и излишках сразу составляйте соответствующие акты.
Ошибки в организации склада
Чтобы грамотно организовать учет склада, избегайте следующих распространенных ошибок:
— несоответствие площади – в слишком маленьком помещении нельзя создать удобную систему хранения, место для погрузки, подъездные пути для техники. Слишком большое помещение приводит к лишним затратам на аренду, обслуживание и содержание;
несоответствие количества ворот – чем больше ворот, тем больше пропускная способность. Но, как и в случае с площадью, чрезмерное количество нерационально и затратно, а также увеличивает количество точек, которые нужно дополнительно контролировать;
— неправильно построенные пандусы – слишком маленькие, неподходящие для техники, неудобно расположенные. Учитывайте специфику грузов, инвентаря и техники;
— недостаточный контроль температурного режима – берите во внимание сезонные изменения, уровень изоляции, нагрев от работающих приборов;
— кривой пол – усложняет движение погрузчиков и повышает опасность работы, а также может повлиять на устойчивость стеллажей;
— невозможность масштабирования учетной системы – при расширении номенклатуры и укрупнении бизнеса должна быть возможность продолжить работу в той же программе без снижения продуктивности. Берите для этого EqMan;
— неудобное географическое расположение – усложняет задачи поставщиков, увеличивает затраты на транспортировку, станет проблемой при поиске персонала.
Мы расскажем, как организовать хранение на складе при помощи внедрения программы EqMan. Это решение для бизнеса любого масштаба и направления. Попробуйте тестовый период бесплатно!
