На предприятии хозяйственная деятельность невозможна без четкой организации хранения материалов, товаров и прочих материальных ценностей. Грамотный подход к вопросу – это путь к минимизации затрат, своевременному выполнению планов и обязательств, налаженной бесперебойной работе и увеличению прибыли в перспективе. При этом нормально организованное функционирование компании повышает ее значимость, поэтому привлекает более компетентных сотрудников, новых партнеров, заказчиков и инвесторов. Хотите получить больше шансов для развития? Для этого нужно понимать, что такое складской учет. Далее рассмотрим понятия и специфику темы.
Как вести учет на складе, принципы и виды складского учета
Для достижения налаженной регулярной и прибыльной деятельности нужно четко систематизировать и упростить процессы. Чем понятней и прозрачней работа, тем проще будет достичь целей. Их достаточно много. Вот основные цели складского учета:
1. Контроль количества запасов и остатков, а также других товарно-материальных ценностей – в точном знании кроется секрет успеха компании и экономии времени на поиски, подсчеты и сверки.
2. Планирование – если с количеством все ясно, то легко прогнозировать необходимость в материалах и сырье, в срок закупать нужные позиции в том количестве, которое необходимо, ни больше, ни меньше.
3. Упрощение инвентаризации – чем точнее ведутся записи и соблюдается соответствие, тем реже требуется инвентаризация и проще она проходит.
4. Упорядочивание – когда позиций много, их систематизируют, чтобы легко отыскать те или иные единицы номенклатуры, формировать заказы, списывать материалы для работы.
5. Минимизация хищений – когда в документах порядок, сложно провести несанкционированное списание или умыкнуть материальные ценности, потому что их движение отмечается.
6. Оптимизация хранения – при понимании ситуации легко вычислить более востребованные наименования и материалы, правильно организовать их хранение, чтобы было удобно.
7. Выявление неликвида – организация складского учета материалов помогает вовремя обнаружить истекающий срок годности, а для магазинов также актуально определение товаров, которые не пользуются спросом, чтобы сделать выводы о необходимости закупки или производства этой позиции и пересмотреть цены.
8. Повышение эффективности – порядок в документах и на полках помогает сотрудникам заниматься прямыми обязанностями, не теряя время на поиски, инвентаризации и т.д.
Принципы и задачи складского учета
Есть правила, которые должны соблюдаться при желании вести складской учет товарно-материальных ценностей грамотно. Вот некоторые из главных принципов:
— планирование – важен точный график закупок, инвентаризаций, приема и списания. Грамотное планирование невозможно без точного учета и наоборот. Учитывайте форс-мажоры и внештатные ситуации, которые могут возникнуть по вине контрагентов;
— точность – фактическое наличие товарно-материальных ценностей должно совпадать с записями в документах, следует стремиться к 100% соответствию;
— ответственность – на каждом этапе жизненного цикла товара и при всех его перемещениях должны быть ответственные за него люди. Желательно, чтобы это отражалось в записях;
— отчетность – вся история каждой единицы ТМЦ должна фиксироваться. Это поможет не только отследить проблему при ее наличии, но также формировать статистику и делать выводы.
Как организовать складской учет
Знать о происходящем в фирме для управленца и контролировать все до мелочей – это путь к развитию, оптимизации, укрупнению бизнеса и получению конкурентных преимуществ. Правильная организация складского учета материальных ценностей – один из китов, на которых стоит мир предприятия. Вот шаги, которые надо для этого предпринять:
1. Установите специальную программу – только для очень маленьких фирм целесообразно вести записи в таблицах Excel или вовсе на бумаге. Остальным рекомендуем автоматизировать процесс. Сегодня для этого существует приложение EqMan.
2. Закупите оборудование – закажите подходящую тару для хранения, а также средства маркировки. Вместе с приложением EqMan можно приобрести наклейки с защитным покрытием, пломбы, таблички, NFC метки.
3. Назначьте ответственных – как уже упоминалось, важно назначить ответственных за товар лиц на каждом этапе его пребывания в компании. В программе EqMan есть возможность и назначения, и отслеживания.
4.Дайте инструкции – чтобы сотрудники допускали меньше ошибок, необходимо четко прописать их действия для каждой возникающей перед ними задачей. Если для этого также будут подготовлены шаблоны документов – это облегчит процесс. А программа для автоматизации избавит от большинства вопросов и бюрократии.
5. Наведите порядок – у каждой позиции должно быть свое место, которое легко найти. Создавайте в EqMan локации, чтобы помечать, где находятся те или иные группы.
Способы учета товаров
В основы складского учета входит выбор метода его ведения. Есть четыре распространенных подхода:
— номенклатурный;
— сортовой;
— партионный;
— партионно-сортовой.
Чтобы понимать, как правильно вести складской учет, нужно определиться изначально с методом, который будет применяться и отталкиваться от его основ. При этом выбрать только один метод зачастую сложно, если у компании большой объем номенклатуры и его сложно классифицировать по одинаковой схеме. Поэтому стоит понимать, как работают разные методы, чтобы применить их правильно.
Способы ведения складского учета
Рассмотрим подробнее методы складского учета и их особенности:
— номенклатурный – если товарооборот небольшой, то каждую позицию записывают в отдельную карточку без деления на группы и категории;
— сортовой – позиции разделены по отдельным сортам или типам, к каждой группе новые единицы добавляются без указания поставщика, цены закупки и даты поступления, просто ведется общее количество. Удобно для понимания общего количества, но не всегда целесообразно для случаев, когда важна цена единицы или ее срок годности;
— партионный – отдельное ведение каждой поступившей партии. Наиболее приемлемо для позиций с ограниченным сроком годности, разными ценами, приемом от разных поставщиков, когда это принципиально. Минус метода в недостаточной рациональности использования площадей, так как требуется раздельное хранение.
— партионно-сортовой – прием осуществляется по партиям, в которых дополнительно разделяются группы и сорта, метод используется при больших номенклатурах и ассортименте.
Правильный выбор метода поможет решить все задачи складского учета, стоящие перед управленцем. Определить верность выбранного пути легко – если все движения ТМЦ корректно отображаются в документах, при хранении и выдаче не возникает путаницы и задержек, а ошибок не происходит, то Вы на правильном пути.
Автоматизация складского учета в программе EqMan
Для совершенствования процессов предприятию нужна система автоматизации складского учета EqMan. Это способ автоматизировать все действия, упростить их и свести к минимуму ошибки. Организация становится в разы проще, так как в приложении уже есть все стандартные формы, остается выбрать документы для своих нужд и вовремя вносить данные. Процесс внесения информации тоже облегчается – простые средства маркировки позволяют сканировать продукты без лишних записей вручную.
Что Вашему предприятию дает внедрение программы:
— контроль действий сотрудников и повышение их личной ответственности;
— минимизация ошибок и отсутствие затрат времени на их исправление;
— согласованность действий персонала;
— исключение краж;
— быстрые и редкие инвентаризации;
— точные сведения об остатках и сроках хранения продукции;
— простота отслеживания ТМЦ;
— эффективное планирование;
— сохранение всей информации на облаке;
— удаленный доступ;
— формирование статистики, отчетов, прогнозов.
На внедрение программы нужен 1 день. Попробуйте бесплатно и убедитесь сами в удобстве и необходимости автоматизации!
