К сожалению, практически каждое предприятие регулярно сталкивается с такой неприятностью, как недостача на складе. В этом случае не только надо найти причины и виновных, но и правильно оформить документы. Грамотность и точность ведения учета помогает свести к минимуму такие досадные ситуации. Но рассмотрим, что же делать, когда инцидент уже состоялся.
Что это такое – недостача
Недостача по результатам инвентаризации – это отрицательная разница между реальным количеством ТМЦ и отчетным. Также в это понятие входит разница между ценой товара и выручкой от продажи. Дополнительно в этот же пункт можно включить ту часть продукции, которую сломали, она испортилась или не будет реализована по другим причинам. Некоторые категории товаров подразумевают определенный процент брака, который включают в среднюю стоимость. В этом случае нехваткой будет считаться превышение нормативных расчетов на порчу. Если продукт испорчен, но его удалось реализовать по сниженной цене – учитывается разница между розничной ценой и сниженной.
Частый сценарий – проведена инвентаризация и выявлена недостача. Главная задача сверки заключается не только в выявлении недостающих товаров и материалов, но и их упорядочивании – пересортица и беспорядок создают дополнительную путаницу, из-за этого возникают ситуации, когда продукция на самом деле в наличии, но ее пропустили при подсчете.
Причины возникновения недостачи
Есть много факторов, для каждой фирмы они будут свои, они отличаются в разных сферах деятельности из-за специфики работы. Но в основном причины объединяются в следующие группы:
— невнимательность – человеческий фактор вездесущ, высока вероятность сбиться со счета, пропустить упаковку, не заметить коробку при подсчете или неправильно определить тип ТМЦ для отчетности, неверно указать цену в торговом зале;
— кража – противоправные действия сотрудников встречаются нередко, что сложно искоренить в сознании людей, но есть шанс исключить на практике благодаря современным методам учета;
— форс-мажоры – стихийные бедствия, поломки, разрушение
хранилищ, нападения вандалов и прочие случаи приводят к порче материальных ценностей. От некоторых из них рекомендуется застраховать имущество;
— производственные особенности – для пищевых продуктов есть понятие “усушка”, мелкие детали часто рассыпаются, товары приходят в нетоварный вид при перевозке или во время демонстрации в торговом зале. Здесь учитывается допустимый коэффициент потерь;
— пересортица – продажа одного товара вместо другого, приемка продукции по другим документам, путаница в размерах, наименованиях, моделях и цветах практически неизбежна. Только автоматизация этих процессов позволит свести пересортицу к минимуму.
Каждая из перечисленных причин имеет особенности оформления, так как один случай это преступление, а другой – лишь особенность работы в той или иной отрасли. Поэтому каждый тип недостачи в ходе инвентаризации должен быть классифицирован и правильно оформлен.
Решения для бизнеса
Недостача при инвентаризации – это проблема, от которой можно избавиться. Исходя из перечисленных причин такого явления становится ясно, что основная проблема заключается в недостаточном контроле процессов. Уже есть современное решение для автоматизации учета – программа EqMan.
Это приложение для учета и инвентаризации ТМЦ позволяет быстро, точно и надежно вести записи. Все происходит при помощи смартфона и сканирования QR-кодов или NFC меток. Никаких лишних движений, все вносится в базу автоматически. Что дает эта программа:
— сокращение временных затрат на инвентаризацию в 3 раза;
— исключение мошенничества благодаря методу двойного подтверждения приема и выдачи ТМЦ;
— точный учет недостачи при инвентаризации, если это все же случилось;
— добавление в базу сотрудников – Вы назначаете материально-ответственных лиц, а также точно знаете, на чьем участке сейчас товар или инструмент;
— добавление локаций – так легче отследить товары и отыскать их.
На внедрение EqMan нужен один день. Использование не требует ни дополнительной техники, ни специального обучения – если сотрудники справляются с управлением смартфоном, то использование приложения не составит труда. Убедиться в преимуществах и простоте программы Вы можете лично – начните прямо сейчас с бесплатного периода.
Списание недостачи при инвентаризации
После того как в результате инвентаризации выявлена недостача требуется составить отчет результатов. Это специальная ведомость, в которой указывается информация по нехватке того или иного наименования. Там же будут указаны показатели допустимых показателей, балансовая и рыночная цена товара. Инвентаризационная комиссия подписывает акт и отправляет его в бухгалтерию для дальнейшей сверки. К этим документам прилагаются чеки, акты, договоры и накладные, которые имеют отношение к делу.
Если выявлена недостача материалов на складе, у руководителя два пути – списать ее в расходы или же провести служебное расследование для выявления виновных и взыскания.
Последствия для материально-ответственного лица
По умолчанию вина переносится на материально-ответственное лицо, но в случае хищения или намеренной порчи имущества возможно расследование и перенесение удержания на другого человека. Однако, даже если правонарушение другим лицом доказано, руководство оставляет за собой решение о судьбе материально-ответственного лица – его все так же можно наказать лишением премии или даже увольнением, так как инцидент произошел на его участке. Каждый случай имеет свою специфику и требует детального рассмотрения, иногда в суде, если стороны конфликта не приходят к соглашению.
В то же время не каждый случай требует наказания материально-ответственных лиц, чаще происходит стандартное списание в качестве расходов на ведение деятельности, если ситуация штатная. При недостаче при инвентаризации проводки делать обязательно, без списания обойтись нельзя, в противном случае бухгалтер или руководитель могут нести ответственность за растрату.
Нормы издержек обращения – это количества продукции каждого типа или объем денежных средств, которые списывают без дополнительных процедур. Это не будет считаться нарушением. Эти нормы рассчитываются для каждого вида продукции отдельно и существуют рекомендованные показатели, которые можно использовать или корректировать на свое усмотрение. Особенно важно соблюдение норм на госпредприятиях и при выполнении госзаказов – в этом случае списание без наказания виновных недопустимо, потому что это прямой убыток государства и требует взыскания и принятия мер. Нецелевое использование бюджетных средств дело подсудное и при доказательстве вины несет за собой уголовную ответственность не только для виновного, но также для главбуха и руководителя. Поэтому точность учета – это не только путь к порядку на фирме, но и безопасность для руководства. Также подобные проблемы могут коснуться высшего менеджмента в крупных заказах подряда, когда после инвентаризации склада недостача существенна.
Следите за состоянием ситуации на складе и в торговых залах, чтобы сделать бизнес прибыльным, избежать проблем и потерь. Устанавливайте EqMan сейчас – Вам дается возможность попробовать приложение совершенно бесплатно.
