Інвентаризація

Навіщо потрібна інвентаризація засобів

Звіряння буває повним і частковим, а також плановим і позаплановим. Цілі та причини різних видів ревізій відрізняються залежно від ситуації. Але загалом звіряння проводиться для виконання таких завдань:

• виявлення та облік матеріального майна установи для подальшого забезпечення його безпеки, а також виявлення неврахованих товарно-матеріальних цінностей;
• виявлення невідповідностей між фактичною та номінальною кількістю ТМЦ – нестачі та надлишки ТМЦ враховуються та усуваються;
• перевірка правил утримання товарів, запасів, обладнання, перевірка правил експлуатації та рекомендованих умов;
• отримання відомостей про використання товарно-матеріальних засобів, виявлення закономірностей та статистики. Які витратні матеріали є економнішими, які види продукції погано реалізуються та є нерентабельними.
• Оцінювання ресурсів у наявності з огляду на їхню ринкову вартість і фактичний стан.

Обов’язково за законом проводиться ревізія перед річною звітністю, під час зміни відповідальних осіб, передачі права власності, а також після катаклізмів та природних лих, з якими зіткнулася компанія.

З чого розпочати облік інвентаризації

Процедура складається з кількох етапів:

1. Підготовка. На цьому етапі готують наказ, у якому призначають комісію, визначають строки ревізії, вказують, у яких конкретно відділах та яке майно буде звірятися. З наказом ознайомлюють усіх причетних осіб.
2. Безпосереднє проведення звіряння. Визначається фактична наявність ТМЦ, здійснюється зважування, вимірювання, перевірка ключових показників. Процедури відбуваються за участю всіх членів комісії.
3. Звіряння отриманих відомостей, виявлення невідповідностей та їх оформлення. Виявляються розбіжності, описуються причини, фіксуються у відомостях.
4. Внесення результатів у документи, приведення фактичних результатів у відповідність до номінальних показників за документами. За наявності нестачі визначають винних та їх покарання.

Щоб звіряння проходило швидко, а розбіжності були мінімальними, важливо організувати зберігання та облік. Тому розпочинати роботу варто із грамотної системи автоматичного обліку. Створіть зрозумілу систему зберігання. Маркуйте майно та призначайте відповідальних за нього. Тоді ревізії будуть проходити швидко та без неприємних наслідків.

Готові рішення для інвентаризації матеріальних цінностей

Раніше записи робили у великих запилених книгах, пізніше – в електронних таблицях. Безумовно, це краще, ніж повна відсутність інвентаризації. Але в ХХІ столітті є ефективніші методи. Один із них – мобільний додаток Eqman.

• Придатний для установ всіх масштабів – гнучкі тарифи вигідні і для невеликих овочевих кіосків біля будинку, і для цілих міжнародних мереж.
• Придатний для всіх сфер: виробництво, будівництво, IT-компанії та офіси, медичні установи, торгівля, HoReCa.
• Дозволяє отримати всю інформацію про ТМЦ після одного сканування позначки.
• Не потребує спеціального обладнання – лише смартфони.
• Допомагає проводити ревізії втричі швидше.
• Виключає шахрайські операції персоналу завдяки подвійному підтвердженню приймання та видачі ТМЦ.
• Впроваджується за один день.
• Допомагає відстежувати розташування та переміщення товарно-матеріальних цінностей, а також зазначати працівників, які за них відповідальні.
• Сприяє зниженню простоїв на 35% завдяки розумінню ситуації та простоті планування.
• Передбачає різні види звітів і аналізу, які формуються автоматично.

А ще Eqman пропонує безкоштовний пробний період. Він необмежений у часі – користуйтеся скільки потрібно, щоб зрозуміти переваги сервісу. Коли буде бажання розширити функціонал, обирайте потрібний тариф. Спробуйте!