Inwentaryzacja

Po co nam inwentaryzacja funduszy?

Inwentaryzacja może być pełna lub częściowa, zaplanowana lub niezaplanowana. Cele i powody przeprowadzania różnych rodzajów audytów różnią się w zależności od sytuacji. Ogólnie rzecz biorąc, uzgodnienie przeprowadza się w celu wykonania następujących zadań:

• Identyfikacja i ewidencja rzeczowych aktywów trwałych instytucji w celu ich dalszego zabezpieczenia, jak również identyfikacja nieewidencjonowanych inwentarzy;
• identyfikacja rozbieżności pomiędzy rzeczywistą a nominalną ilością zapasów – ewidencjonowanie i eliminowanie niedoborów i nadwyżek zapasów;
• sprawdzanie warunków przechowywania towarów, zapasów, sprzętu, sprawdzanie zasad działania i zalecanych parametrów;
• uzyskiwanie informacji na temat wykorzystania zapasów, identyfikowanie wzorców i statystyk. Które materiały eksploatacyjne są bardziej ekonomiczne, które produkty słabo się sprzedają i są nierentowne.
• Ocena dostępnych zasobów pod kątem ich wartości rynkowej oraz ich faktycznego stanu.

Prawo nakłada obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji przed rozliczeniem rocznym, w trakcie zmiany osoby odpowiedzialnej, w trakcie przeniesienia własności oraz po katastrofach i klęskach żywiołowych, które dotknęły przedsiębiorstwo.

Jak rozpocząć przeprowadzenie inwentaryzacji?

Procedura składa się z kilku etapów:

1. Przygotowanie. Na tym etapie przygotowywane jest zarządzenie, w którym powoływana jest komisja, określane są warunki audytu oraz precyzowane jest, w jakich konkretnie działach i jakie składniki majątku będą inwentaryzowane. Wszystkie zaangażowane osoby powinny zostać zapoznane z zarządzeniem.
2. Bezpośrednie prowadzenie inwentaryzacji. Rzeczywista dostępność zapasów jest określana poprzez ważenie, mierzenie, sprawdzanie kluczowych danych. W procedurach uczestniczą wszyscy członkowie komisji.
3. Uzgadnianie otrzymanych informacji, identyfikacja rozbieżności i ich rejestracja. Rozbieżności są identyfikowane, ich przyczyny są opisywane i odnotowywane w zestawieniach.
4. Wprowadzanie wyników do dokumentów, doprowadzenie do zgodności wyników rzeczywistych z danymi nominalnymi zgodnie z dokumentami. Jeśli występują jakiekolwiek braki, winowajcy są identyfikowani i karani.

Aby proces inwentaryzacji był szybkie a rozbieżności minimalne, ważne jest zorganizowanie przechowywania i księgowania. Dlatego dobrze jest zacząć od stworzenia automatycznego systemu segregacji dokumentów. Ustanowienie zrozumiałego systemu przechowywania. Oznacz aktywa i przypisz osoby, które będą za nie odpowiedzialne. Wtedy audyty przebiegną szybko i bez przykrych konsekwencji.

Gotowe rozwiązania do przeprowadzania inwentaryzacji

Kiedyś ewidencja była prowadzona w wielkich, zakurzonych księgach, a później w arkuszach kalkulacyjnych. Z pewnością jest to lepsze niż brak inwentaryzacji w ogóle. Ale w XXI wieku istnieją bardziej efektywne sposoby. Jedną z nich jest aplikacja mobilna Eqman.

• Odpowiednia dla instytucji każdej wielkości – elastyczne stawki są korzystne zarówno dla małych warzywniaków, jak i dla całych międzynarodowych sieci.
• Odpowiedni dla wszystkich sektorów: produkcja, budownictwo, firmy IT i biura, placówki służby zdrowia, handel, HoReCa.
• Pozwala na uzyskanie pełnej informacji o stanie magazynowym po jednorazowym zeskanowaniu etykiety.
• Nie potrzeba żadnych specjalnych urządzeń – wystarczy smartfon.
• Pomaga przeprowadzać audyty 3 razy szybciej.
• Eliminacja oszukańczych transakcji dzięki podwójnemu potwierdzeniu odbioru i dostawy zapasów.
• Może być wdrożony w ciągu jednego dnia.
• Pomaga śledzić lokalizację i ruch zapasów oraz oznaczać pracowników za nie odpowiedzialnych.
• Redukuje czas przestoju o 35% dzięki świadomości sytuacji i łatwemu planowaniu.
• Zawiera różnego rodzaju raporty i analizy, które są generowane automatycznie.

Eqman oferuje bezpłatny okres próbny. Nie ma ograniczeń czasowych – korzystaj z niego tak długo, jak potrzebujesz, aby czerpać korzyści z usługi. Gdy będziesz chciał rozszerzyć jego funkcjonalność, wybierz odpowiedni plan. Wypróbuj koniecznie!