Księgowanie zapasów

Organizacja ewidencji zapasów

Zarządzanie zapasami ma ogromne znaczenie. Jest to specjalna pozycja dla firm produkcyjnych, ale nawet mała firma nie posiadająca magazynu jako takiego nie może się bez niej obejść. Zapasy muszą być kontrolowane. Przede wszystkim pod względem ilościowym, ale także pod względem takich parametrów jak termin przydatności do spożycia, asortyment, nazwa dostawcy, planowane terminy modernizacji i napraw, jeśli jest to sprzęt i narzędzia. Dzięki automatyzacji Eqman, lokalizacja aktywów i osoby za nie odpowiedzialne są rejestrowane.

Jeśli organizacja jest niedoskonała, doprowadzi to do błędów, niepotrzebnych strat i braków, które sprawią, że przedsiębiorstwo stanie się nierentowne. Kontrola jest zatem jednym z podstawowych zadań. Musi być ona nie tylko dokładna, ale również aktualna. Automatyzacja jest sposobem na ograniczenie czasu spędzanego na papierkowej robocie i zwiększenie dokładności rejestracji i wydawania zapasów. Pracownicy zajmują się wtedy swoimi bezpośrednimi obowiązkami, nie zaprzątając sobie głowy odhaczaniem rubryk i szukaniem niezaksięgowanych przedmiotów. Jest to również okazja do zmniejszenia liczby pracowników, nie będzie potrzeby zatrudniania większej liczby osób niż wymaga tego proces. A to jest dodatkowa oszczędność kosztów dla właściciela firmy.

Wyzwania w zakresie rachunkowości i kontroli zapasów

Prawidłowe księgowanie zapasów pozwala przedsiębiorstwom uniknąć komplikacji, planować koszty i terminowo wywiązywać się z zobowiązań wobec kontrahentów. Jakie problemy mogą napotkać firmy w tym procesie:

Overstocking

Problem ten jest najczęściej spowodowany nieuwagą personelu. Gdy odbiór odbywa się szybko, pracownik nie ma czasu na wypełnianie dokumentów, myli wpisy lub je przeocza. Albo nie oznaczają właściwego produktu lub materiału natychmiast po wypuszczeniu produktu na rynek.. Błędy występują również z powodu błędnie wprowadzonych kart, pomylenia ilości przy przyjmowaniu i wydawaniu oraz pomylenia nazw. W rezultacie całkowita ilość się zsumuje, ale jednego rodzaju produktu jest więcej niż udokumentowano, a drugiego mniej. Automatyzacja pomaga uniknąć tego problemu – gdy oznaczanie odbywa się poprzez prosty i szybki odczyt etykiet, a pracownicy nie oznaczają niczego ręcznie, proces jest bezbłędny i szybki

Saldo ujemne

Problem ten wynika zazwyczaj z błędów inwentaryzacyjnych lub błędów w pracy. Zdarza się również, że dokumenty po prostu nie dotarły jeszcze do działu księgowości – taka sytuacja ma miejsce w firmach, w których kontrola i sprawozdawczość odbywa się w formie papierowej. Jeśli zaznaczasz wszystko w formie elektronicznej, synchronizacja jest natychmiastowa i nie ma mowy o utracie informacji.

Opóźniona dokumentacja od dostawców

Czasami to nie wina pracowników lub organizacji pracy sprawia, że inwentaryzacja jest trudna do przeprowadzenia, ale druga strona transakcji. Dostawcy wysyłają towary, ale nie przekazują od razu dokumentów. W związku z tym spółka nie może dokonać odpisu aktualizującego wartość produktów, których zgodnie z prawem nie przeniosła jeszcze do zapasów. Jest to również ogromny problem przy rozliczeniach – wszystko warto od razu sprawdzić, aby w razie rozbieżności zgłosić reklamację.

Inwentaryzacja zapasów

Rozliczanie zapasów w magazynie polega na przeprowadzaniu inwentaryzacji planowych i pozaplanowych. Jest to niezbędne dla zrozumienia rzeczywistej sytuacji, monitorowania sald w odpowiednim czasie i rozsądnego planowania. Wiemy jak sprawić, aby księgowość inwentaryzacyjna była skuteczna, efektywna i dokładna bez zbędnej pracy. Pobierz Eqman. Wypróbuj za darmo i przekonaj się sam, jak bardzo jest przydatny!