Inwentaryzacja w aptece

Jak przeprowadzić inwentaryzację w aptece

Liczenie zapasów w aptece ma szczególne cechy, które nie występują w innych rodzajach działalności. Zapasy są kontrolowane nie tylko według standardowych parametrów, takich jak dostawca, data otrzymania i ilość, ale również według postaci, dawki, opakowania i nazwy.

Osobno należy podkreślić znaczenie rejestrowania dat ważności. Sprzedaż i przechowywanie produktów leczniczych po upływie tych terminów jest zabronione. W tym zakresie odpowiedzialność jest znacznie większa niż w konwencjonalnych sklepach, ponieważ przeterminowane leki mogą powodować nieodwracalne szkody dla zdrowia człowieka.

Aby śledzić daty, zalecamy korzystanie z aplikacji EqMan – program ten w wygodny sposób wyświetla wszystkie daty ważności i jest łatwy w obsłudze. Jeśli podczas kontroli zostaną znalezione przeterminowane leki, są one odpisywane, konfiskowane lub niszczone. Niektóre leki są wysyłane do producenta w celu recyklingu. Z przeprowadzonej akcji sporządzany jest protokół, w przeciwnym razie firma zostanie pociągnięta do odpowiedzialności, w tym karnej.

Dlaczego potrzebujemy inwentaryzacji i kontroli zapasów w aptece?

Dobra księgowość w aptece to nie tylko osiąganie dobrych wyników finansowych i zwiększanie zysków. Jest to również odpowiedzialność społeczna. W końcu sprawnie działająca, szybka obsługa i zero błędów pomagają ludności w walce z dolegliwościami. Przestrzeganie zasad i przepisów zapewnia bezpieczeństwo i legalność, ponieważ naruszenia są surowiej karane przez prawo niż w standardowym handlu. Dlatego automatyzacja nie jest modą, lecz koniecznością.

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację w aptece

Inwentaryzacja środków trwałych apteki przeprowadzana jest z różną częstotliwością:

• Pełne uzgodnienie wszystkich leków, sprzętu, materiałów eksploatacyjnych przeprowadzane jest zazwyczaj raz na dwa do trzech lat i obejmuje nie tylko uzgodnienie stanu inwentarza, ale także stanu posiadanych i wynajmowanych pomieszczeń, sprawdzenie sejfów, mebli, regałów.
• Audyt roczny odbywa się raz w roku, jest zaplanowany i kończy się przed złożeniem rocznego sprawozdania finansowego. Obejmuje on inwentaryzację produktów i środków pieniężnych.
• Kontrole okresowe. Wyznaczane przez kierownictwo i mogą być zaplanowane lub niezaplanowane. Pomaga uzyskać rzeczywiste informacje zamiast nominalnych. Mogą być wyznaczone przez agencje regulacyjne.

Jak udokumentować wyniki inwentaryzacji w aptece

W aptece istnieją różne rodzaje zapasów, a sposób przetwarzania wyników zależy od ich rodzaju. Jeżeli kontrola jest dokonywane na wniosek organów nadrzędnych, sprawozdawczość jest prowadzona zgodnie z ich wymogami.

Niektóre kategorie są traktowane inaczej. Na przykład, substancje odurzające i psychotropowe stanowią oddzielną pozycję i wymagają obecności specjalnej komisji. Są one sprawdzane raz w miesiącu. To samo dotyczy silnych i trujących substancji. Wszystkie leki, które wymagają specjalnej formy księgowania są wymienione w wykazach Ministerstwa Zdrowia.

Wykonaj audyt szybko i poprawnie dzięki specjalnej aplikacji!